Digitalización Certificada
FactUM es un software de digitalización certificada de facturas que fue homologado por la Administración Tributaria (AEAT) el pasado 15 de Abril convirtiendo a la Universidad de Murcia en la primera en España que obtiene esta homologación.
FactUM permite crear copias válidas y eficaces de las facturas y documentos sustitutivos emitidos en soporte papel, convirtiéndolos en documentos electrónicos de manera que se puede destruir el documento en papel. Las copias que este sistema crea garantizan la autenticidad, integridad y conservación de los documentos.
Para poderlo tirar la factura en papel, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado como FactUM, y hacerlo cumpliendo su "Plan de Calidad" que tiene carácter contractual.
La Universidad de Murcia gestiona anualmente más de 50.000 facturas recibidas de terceros. Sobre estas facturas, como documentos legales que son, se realizan toda una serie de procesos administrativos de envío, recepción, validación, fotocopiado, archivado y recuperación que conllevan unos importantes costes de gestión. Esta necesidad de gestionar el alto número facturas y documentos de la actividad económica de una entidad o empresa, implica asumir gastos asociados a envío, recepción, validación, fotocopiado, archivado y recuperación, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 euros por factura enviada e incluso algo más por factura recibida, especialmente por la obligación de custodia.
Tras la publicación de la norma EHA 962/2007 de 10 de Abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de Digitalización Certificada. Así pues, se permite destruir con plenas garantías legales todo el archivo histórico de facturas. El objetivo es que el papel deje de ser el original de referencia pasando a serlo su imagen digital.
Se entiende por Digitalización Certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria
El proceso de digitalización certificada desarrollado por CYUM en colaboración con la Universidad de Murcia y al que se le ha dado el nombre de FactUM, está diseñado para que sea independiente del sistema de información que posea la organización, posibilitando su implantación autónoma en entornos muy diversos.El objetivo principal es garantizar que la imagen obtenida se corresponda con el original digitalizado y no sea susceptible de modificaciones futuras.
El software permite la realización de las siguientes operaciones:
· Búsqueda selectiva de los datos obligatorios del libro de registro
· La copia o descarga en línea de los formatos originales (posibilidad de hacerlo con Acrobat)
· La impresión en papel de los documentos (Acrobat)
· La consulta de la firma electrónica de la imagen generada y de la fecha (Acrobat)
· Consulta de la información del certificado digital con el que fue realizada la firma
· Consulta de la referencia de homologación (Acrobat)
El proceso, desde la obtención de la imagen a través del dispositivo hasta la firma de imagen, debe ser ininterrumpido por lo que se debe garantizar la seguridad en todo el tránsito.
El gran potencial de este sistema reside no sólo en la posibilidad de trabajar con las imágenes de las facturas emitidas en papel, sino en la posibilidad de aplicar este sistema a cualquier documento emitido por las Administraciones Públicas o los aportados por los ciudadanos en soporte papel. Estas copias electrónicas gozarán de la misma validez y eficacia que el original, eliminando la necesidad de conservación de este tipo de documentos en formato papel por parte de la Administración por lo que mejorará la eficiencia en la gestión administrativa al tiempo que ahorra costes y espacio físico.